ENGLISH
当前位置: 学院首页 > 新闻公告 > 办事流程 > 正文

学院层面业务办理流程

发布日期: 2023-10-17

注:本流程按照业务类别(划分经费、合同、科研及学科、教学、学工、党口、人事及其他等)成文。可根据业务类别查找,也可在本页使用“CTRL+F”关键词检索功能,迅速找到您要查看的业务流程。


适用范围:盖学院及党委公章。

基本原则:盖章秉持“先审核后用章”原则。

首先,在找院领导签字前,须完成表格所要求的前序签字环节(如项目负责人签字等)。

然后根据事项(教学、科研、行政、党务)性质类别,分别找相应(副)院长或(副)书记审核签字(微信同意)。

最后到党委院长办公室(公卫楼211-212办公室)登记及盖章。


一、四类材料见在职老师签字直接盖章

四类材料,见学院在职教师签字,党院办老师(公卫楼211)审核后即盖章。如无异常情况,不再需要院领导审核签字。

1.投稿介绍信;

2.伦理审批表;

3.学会、协会、编委等委员任职审批表。

4.研究生因公就医证明(该证明,工作日到公卫楼213盖章,假期到公卫楼211盖章)


二、经费报销单据

1.经费卡性质为老师个人或者系所经费

所用经费卡性质为老师个人或系所科研经费卡的,找本系所主任盖系所椭圆章,不盖学院公章。

2.经费卡性质为学院双一流经费

如果经费卡性质为学院双一流经费,经公卫楼236科研办公室(高苏堤、杨倩倩两位老师处)加盖詹思延院长签名章并登记经费使用后,到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章(无需再登记经费使用)。

3.经费卡性质为学院教学经费

如果经费卡性质为学院教学经费,经公卫楼239教学办公室(本科生)张建荣老师审核签字,再到公卫楼137许雅君院长审核签字,最后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记经费使用(注意有单独的经费使用登记本,与用章登记本分开)。

4.经费卡性质为学院行政办公经费

如果经费卡性质为学院行政办公经费,经公卫楼217任涛副院长审批签字,到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记经费使用(注意有单独的经费使用登记本,与用章登记本分开)。

5.经费卡性质为学院党口经费

如果经费卡性质为学院党口经费,经公卫楼112郝卫东书记审批签字,然后到公卫楼212闫蕾老师处登记经费使用,最后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章(无需再登记经费使用)。


三、合同业务(含教学、科研等各类协议、合同)

凡用学院公章的合同/协议(一份正式合同通常有4份或6份),在相关院领导(根据项目属于教学、科研、行政、党务哪种,分别找相应院长副院长/书记副书记审核签字)审批签字后,均需在公卫楼140(任巧萌老师处)登记并留存原件1份(特殊情况另外讨论),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)用章(无需再次登记)。


四、科研及学科业务

1.科研活动原则上均线上审批

科研活动的说明、通知、邀请函、公示文件等,需在学院办公系统(http://sphsys.bjmu.edu.cn/,每位在职老师均有账号)内提交申请,持审核通过的页面截图电子版或纸质版用印审批表,然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

2.紧急情况下可线下

极其紧急情况,需经公卫楼236科研办公室高苏堤、王洋两位老师其中一位签字(如要求分管院领导签字,则必须王海俊副院长,公卫楼822,签字),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

3.双一流、临床医学+X等学科业务审批

学科建设项目(双一流)、北大医学青年科技创新项目(临床医学+X青年专项和扬帆计划项目)、临床科学家培养计划项目等学科项目,经公卫楼236科研办公室高苏堤老师审核签字(或盖詹思延院长签名章),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章(经费等已做登记的,无需再次登记)。


五、教学业务

1.本科生教学相关业务

经公卫楼213教学办公室(本科生)张建荣老师审批签字(如要求分管院领导签字,则必须许雅君副院长,公卫楼137,签字),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

2.研究生教学相关业务

经公卫楼213教学办公室(研究生)朱燕萍、贺婧两位老师其中一位签字或盖章(如要求分管院领导签字,则必须许雅君副院长,公卫楼137,签字),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。


六、学工业务

1.因公就医证明

根据部医院要求,如因教学、科研等安排开具证明,需请教学办公室(本科生)或导师(研究生)审核。

本科生:经本科生教学办公室张建荣老师(公卫楼239)审核签字盖章;

研究生(同第一大条第4小点):导师审核签字后,到学院党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211)盖章并登记用章。

2.学工等证明

如因学工等安排开具证明,需请学生工作办公室审核。

经学生工作办公室段瑞阳、阿卜(公卫楼216)或王双佳、王婧(公卫楼238)其中一位老师审核后签字盖章。

3.奖状/表彰类

经学生工作办公室段瑞阳、阿卜杜(公卫楼216),王双佳、王婧(公卫楼238)其中一位老师审核后,到学院党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211)盖章并登记用章。

如需加盖党委章,经学生工作办公室老师审核后,需再请学院党委副书记张景怡(公卫楼215)审批签字,然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211)盖章并登记用章。

4.就业三方等证明表格

选调生等就业报名表,需经各班班主任或辅导员阿卜杜老师(公卫楼216)审核所填信息,铅笔标注情况属实同意后,经学院党委副书记张景怡(公卫楼215)审批签字后,到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211)盖章并登记用章。

5.政审等证明表格

经各班班主任或辅导员阿卜杜老师(公卫楼216)审核所填信息,铅笔标注情况属实同意后,经学院党委副书记张景怡(公卫楼215)审批签字,然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211)盖章并登记用章。


七、党口表格业务

1.教师师德师风及思政相关证明表格

经所在教工支部书记审核签字(如表格没有支部书记签字单元格,可铅笔签),公卫楼112(郝卫东书记)审批签字,然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

2.党员相关证明等

教工党口业务经党委书记郝卫东(公卫楼112办公室)审批签字;学生党口业务经学院党委副书记张景怡(公卫楼215办公室)审批签字。然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处(公卫楼211办公室)盖章并登记用章。


八、人事业务

1.博士后相关业务

公卫楼218办公室徐相蓉老师签字或盖章(如要求主管院领导签字,则必须詹思延院长,公卫楼512,签字),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

2.人事手续(博士后之外的人事业务)

公卫楼218办公室陈丽颖老师签字或盖章(如要求主管院领导签字,则必须詹思延院长,公卫楼512,签字),然后到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。


九、其他业务(人员、车辆、会议室预约、社会媒体采访、校外人员主讲)

1. 预约人员进入大学本部

在职教职工可自行预约人员进大学本部每位在职在编教职工都可以自行报备(每天限3个名额),流程:北京大学app-教工预约访客,直接预约即可。来人需遵守北京大学校园管理规定,谁预约谁负责。

2.预约人员进入医学部(3人及以下)

每位在职教职工(含在编、博士后、劳务派遣等)都可以自行报备校外人员进入医学部校区(每天限3个名额),流程:微信小程序搜索北医云通行”- 亲友访客入校。

至少在来人入校前30分钟(最早可提前三天)预约。经报备后,来人刷身份证可从医学部任意门入校。持护照等身份证以外证件入校,可凭小程序审核通过记录截图,配合查验证件通行。来人需遵守北京大学校园管理规定,谁预约谁负责。为维护校园教学科研秩序,建议不预约或谨慎预约人员:闹访、缠访、网络争议等可能引发舆论纠纷或扰乱校园秩序的校外人员。

3.预约人员进入医学部(4人及以上)

来人超过3人,可请同事帮忙使用微信小程序走上一条手续。或按照如下流程办理:来校前1-2天填写附件《临时来校人员名单》,将登记表电子版在其入校前一天15点前微信报送给刘杰158OI35728I(加微信),纸质签字版(学院在职老师签字确认)交到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)。 经报备,各校门均可通行,提醒带好报备证件(身份证),刷卡入校。

4.预约车辆进入医学部

来人已报备入校权限的,其所乘车辆可以免报备直接入校(但会收取停车费10/小时)。

如要免停车费,需填写《来访车辆预约登记表》,邀请人签字,任涛副院长签字或者微信同意后,到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)盖章并登记用章。

5. 会议室使用预-公卫楼818819会议室

学院新增两个会议室:公卫楼818(内置13个座位)和819会议室(内置17个座位),面向全院在职教职工开放预约。

两个会议室均内置桌椅、大显示屏电脑、空调扇、保温壶、纸杯和干湿纸巾(目前基本齐备)。预约小程序、预约流程及使用说明见附件。预约时需要写明活动完整名称、负责人、登记人及联系方式。

会议室使用前,如开门遇问题,可找一层保安出示校园卡和预约成功界面,处理开门事宜。会议室使用后,请将桌椅归位、电器设备关闭后再关门离开。

此外:如要借用公卫楼220会议室,请移步公卫楼211,在纸质登记本上登记预约时间段和联系人姓名(学生预约需同时写明导师姓名)。

6.社会媒体采访、邀请校外人员主讲等事宜

如老师以北京大学教职工身份接受社会媒体采访,或邀请校外人员作为讲座论坛(至少提前三天)等活动主讲,相关业务办理流程请联系刘杰158OI35728I(加微信)。


 十、需签章的非紧急材料可交211代办

如您有找院领导签字的非紧急、非科研材料(科研材料仍然走学院oa审批后再盖章),在原先自行找院领导签字之外,提供一个新的渠道:

新渠道:可以将该非紧急、非科研材料先交到公卫楼211办公室(须在材料上铅笔注明:联系人姓名+手机),我们将找到相应院领导签字并完成盖章后联系您(如无意外,届时可直接来登记领取院领导已签字并加盖公章的材料)。

需要紧急签字盖章的材料,仍然可以直接找院领导办理。


附:各办公室人员、办公地点及电话

办公室

房间号

联系电话

院领导及工作人员

院长

公卫楼512

-

詹思延

党委书记

公卫楼112

-

郝卫东

党委副书记(纪检、统战、工会、老干部)

公卫楼240

82801518

苏鸿

副院长(行政)

公卫楼217

-

任涛

党委院长办公室(用章登记、综合业务)

公卫楼211

82801620

刘杰、周睿博

党委院长办公室(统战、工会、党口经费使用登记)

公卫楼212

82801521

闫蕾

党委院长办公室(人事)

公卫楼218

82801530

陈丽颖、徐相蓉

党委院长办公室(合同登记、培训等)

公卫楼140

82802557

任巧萌、蒋尚如、曾意琪、杨倩倩

副院长(教学)

公卫楼137

-

许雅君

教学办公室(研究生)

公卫楼213

82801182

贺婧、朱燕萍

教学办公室(研究生)

公卫楼214

82801520

魏雪涛、石琳

教学办公室(本科生)

公卫楼239

82801185

张建荣

副院长(科研、外事)

公卫楼822

82805583

王海俊

科研办公室

公卫楼236

82335754

高苏堤、王洋

党委副书记(宣传、学工)

公卫楼215

82801180

张景怡

学生办公室(学工)

公卫楼216

82801184

段瑞阳、阿卜杜

学生办公室(团委)

公卫楼238

82805161

王双佳、王婧