学院层面业务办理流程

注：本流程按照业务类别（划分经费、合同、科研及学科、教学、学工、党口、人事及其他等）成文。可根据业务类别查找，也可在本页使用“CTRL+F”关键词检索功能，迅速找到您要查看的业务流程。

适用范围：盖学院及党委公章。

基本原则：盖章秉持“先审核签字，后盖章”原则。

首先，在找院领导签字前，须完成表格所要求的前序签字环节（如项目负责人签字等）。

然后根据事项（教学、科研、行政、党务）性质类别，分别找相应（副）院长或（副）书记审核签字（微信同意）。

最后到党委院长办公室（公卫楼211-212办公室）登记及盖章。

一、以下材料见在职老师签字直接盖章

以下材料，见学院在职教师签字，党院办老师（公卫楼211）审核后即盖章。如无异常情况，不再需要院领导审核签字（但在职老师本人必须先签字再盖章）。

1.1 投稿介绍信；

1.2 版权相关协议书（如版权转让协议书等）

1.3 伦理审批表、项目负责人所在单位填的是“北京大学公共卫生学院”的伦理承诺书；

1.4 学会、协会、编委等委员任职审批表；

1.5 研究生因公就医证明（该证明，工作日到公卫楼213盖章，假期到公卫楼211盖章）；

1.6 同行评议意见表等（教师个人出具意见，盖章仅为确认教师身份之用）；

1.7 从系统中下载并由导师签完字的《北京大学医学部博士研究生公派项目赴国外联合培养留学补充协议书》。

二、经费报销单据

 原则上所有报销事项均需要通过医学部财务智能报销系统进行线上提交及审批。登录办理路径为：医学部综合服务平台（apps.bjmu.edu.cn）-服务大厅-财务-财务共享中心-智能报销。如果报销使用下述三类经费需要额外登记，使用这三类之外的经费则不再需要登记或者线下盖章，全部走线上手续即可。

2.1 经费卡性质为学院双一流经费

如果经费卡性质为学院双一流经费，经公卫楼236科研办公室（高苏堤、杨倩倩两位老师处）登记经费使用，而后线上系统方可完成审批。

2.2 经费卡性质为学院层面行政办公经费

如果经费卡性质为学院层面行政办公经费，在提交智能报销后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）登记经费使用，而后线上系统方可完成审批。

2.3 经费卡性质为学院党口经费

如果要使用学院党口经费开展活动，活动前审批和活动后报销流程见下：

在活动前，1.需填写《党建活动经费申请表》。2.教工党口业务经费找苏鸿副书记（公卫楼240会议室）审批签字并登记经费使用；学生党口业务找张景怡副书记（公卫楼215办公室）签字并登记经费使用。3.到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖郝元涛书记签名章和党章（无需再次登记）。

活动费用报销时，将活动发票连同上述已完成审批盖章的《党建活动经费申请表》一并上传医学部智能报销系统即可。

三、合同业务（含教学、科研等各类协议、合同）

凡用医学部公章或者学院公章的合同/协议（一份正式合同通常有4份或6份），均需在学院（公卫楼518任巧萌老师处）登记并留存原件。具体流程见下：

医学部自2025年9月1日起启用了经济合同和设备合同全面备案系统。合同整体审批流程在纸质材料盖章之前全面线上化。自即日起，所有需要医学部、学院盖章的合同划分为三个类别：

3.1 经济合同

凡经济合同（涉及资金往来的合同），登录办理路径为：医学部综合服务平台（apps.bjmu.edu.cn）-服务大厅-财务-财务共享中心-合同管理模块。操作流程见页末附件《经济合同拟定、审批、报销流程》。合同完成线上审批后，可持“审批通过的流转单PDF”（纸质版）+合同纸质版到相应部门盖章。完成所有协议方签字盖章的最终签署版扫描件需上传到系统内备案，才能去计财处办理报销。不传最终签署版，计财将不予办理报销。最终完成审批的合同均需在公卫楼518（任巧萌老师处）登记并留存原件1份。

a. 金额在10万元及以上的合同均需要医学部审批盖章，系统会自动先转至学院领导审批，再转至医学部层面审批。持“审批通过的流转单PDF”（纸质版）+合同纸质版可至行政楼619盖医学部公章。

b. 金额在10万元以下的合同需要盖学院公章的，不再使用学院办公系统oa报批，而统一走此“合同管理模块”流程。系统内对于10万元以下的合同会自动默认转至学院领导审批。持“审批通过的流转单PDF”（电子版或纸质版）+合同纸质版可至公卫楼211（刘杰、周睿博两位老师处）盖学院公章。

c. 金额在10万元以下的合同需要盖医学部公章的，不再使用两办科研用印系统审批，而统一走此“合同管理模块”流程。系统内对于10万元以下的合同会自动默认转至学院领导审批。持“审批通过的流转单PDF”（电子版或纸质版）+合同纸质版可至行政楼619盖医学部公章。

3.2 设备合同

凡设备合同（关于设备采购的合同），登录办理路径为：北医综合服务平台（apps.bjmu.edu.cn）-服务大厅-设备采购系统。操作流程见页末附件《设备合同拟定、审批、报销流程》。办结后，可持合同纸质版（如为设备采购系统下载的模版合同，可直接持合同来盖章；如为不经过设备采购系统、线下自行采购设备的合同，需额外持审批流程页面截图电子版或者纸质版）至公卫楼211（刘杰、周睿博两位老师处）盖学院公章（适用10万元以下的设备）或者至医学部设实处盖章（适用于10万元及以上的设备）。最终完成审批的合同均需在公卫楼518（任巧萌老师处）登记并留存原件1份。

而后“3.1.经济合同”流程的“合同管理模块”内会根据设备采购系统的“采购申请创建人”自动创建一条合同信息。登录办理路径为：医学部综合服务平台（apps.bjmu.edu.cn）-服务大厅-财务-财务共享中心-合同管理模块。“采购申请创建人”登录后将最终签署版扫描件上传到“合同管理模块”系统内备案，而后可去计财处办理报销等手续。

3.3 合作合同等（非经济非设备）

凡非经济非设备的合同，如合作协议、框架协议等，经主管院领导或者学院党政联席会会议审批签字/通过后，需学院盖章的，到公卫楼211（刘杰、周睿博两位老师处）盖学院公章；需医学部盖章的，请与刘杰老师联系报国内合作委员会办公室、医学部党政联席会。最终完成合作各方签章的合同均需在公卫楼518（任巧萌老师处）登记并留存原件1份。

3.4 新购扫描仪（免费使用）

为应对当前日益增多的线上系统扫描需求，学院新购置扫描仪一台，放置于公卫楼二层中厅。学院师生可随时前往免费使用，只需要带着手机和纸质文件，可以将文件直接扫描到手机里去，欢迎前往使用（扫描仪边上有操作流程）。

四、科研及学科业务

4.1 合同类科研业务-线上审批流程

凡合同类科研业务，均请按照第三条合同业务（含教学、科研等各类协议、合同）办理。涉及业务范例：

a.《科研服务合同》

b.《项目合作协议》

c.《版权转让协议》

d.《技术服务合同》

4.2 非合同类科研业务-线上审批流程

科研业务中“非合同类”业务，如“说明、通知、申报书、邀请函、公示文件、审批表”等，需在学院办公系统（http://sphsys.bjmu.edu.cn/，每位在职在编老师均有账号；新入职在编教职工和博士后请联系科研办老师开通账号系统内提交申请，可在系统里下载审核通过的页面截图电子版或打印出纸质版用印审批表。然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

涉及业务范例：

1)《次级科研合同公示信息表》

2)《项目结题报告》

3)《论文授权书》

4)《经费拨款通知单》（项目/课题经费等）

5)《科研项目审批表》

4.3 紧急情况下可线下

原则上，科研业务均线上审批。极其紧急情况，必须线下尽快办理的，需经公卫楼236或者公卫楼402科研办公室高苏堤、王洋两位老师其中一位签字（如要求分管院领导签字，则必须王海俊副院长，公卫楼822，签字），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。  

4.4 双一流、临床医学+X等学科业务审批

学科建设项目（双一流）、北大医学青年科技创新项目（临床医学+X青年专项和“扬帆计划”项目）、临床科学家培养计划项目等学科项目，经公卫楼236或者公卫楼402科研办公室高苏堤老师审核签字（或盖詹思延院长签名章），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章（经费等已做登记的，无需再次登记）。

五、教学业务

5.1 本科生教学相关业务

经公卫楼213教学办公室（本科生）宋晓明老师审批签字（如要求分管院领导签字，则必须许雅君副院长，公卫楼137，签字），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

5.2 研究生教学相关业务

经公卫楼213教学办公室（研究生）朱燕萍、贺婧两位老师其中一位签字或盖章（如要求分管院领导签字，则必须许雅君副院长，公卫楼137，签字），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

六、学工业务

6.1 因公就医证明

根据部医院要求，如因教学、科研等安排开具证明，需请教学办公室（本科生）或导师（研究生）审核。

本科生：经本科生教学办公室宋晓明老师（公卫楼239）审核签字盖章；

研究生（同第一大条第4小点）：导师审核签字后，到学院党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211）盖章并登记用章。

6.2 学工等证明

如因学工等安排开具证明，需请学生工作办公室审核。

经学生工作办公室段瑞阳、鲍昱卉、许栋梁（公卫楼216）或王双佳、孙小婕、陈若轻（公卫楼238）其中一位老师审核后签字盖章。

6.3 奖状/表彰类

经学生工作办公室段瑞阳、鲍昱卉、许栋梁（公卫楼216），王双佳、孙小婕、陈若轻（公卫楼238）其中一位老师审核后，到学院党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211）盖章并登记用章。

如需加盖党委章，经学生工作办公室老师审核后，需再请学院党委副书记张景怡（公卫楼215）审批签字，然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211）盖章并登记用章。

6.4 就业三方等证明表格

选调生等就业报名表，需经各班班主任或辅导员许栋梁（公卫楼216）审核所填信息，铅笔标注情况属实同意后，经学院党委副书记张景怡（公卫楼215）审批签字后，到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211）盖章并登记用章。

6.5 政审等证明表格

经各班班主任或辅导员许栋梁老师（公卫楼216）审核所填信息，铅笔标注情况属实同意后，经学院党委副书记张景怡（公卫楼215）审批签字，然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211）盖章并登记用章。

七、党口表格业务

7.1 教师师德师风及思政相关证明表格

经所在教工支部书记审核签字（如表格没有支部书记签字单元格，可铅笔签），交到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)，由他们找郝元涛书记审批签字，然后通知办事人来取并登记用章。

7.2 党员相关证明等

教工党口业务交到公卫楼211党委院长办公室(刘杰、周睿博两位老师处)，由他们找郝元涛书记审批签字，然后通知办事人来取并登记用章；学生党口业务经学院党委副书记张景怡（公卫楼215办公室）审批签字。然后到党委院长办公室刘杰、周睿博两位老师处（公卫楼211办公室）盖章并登记用章。

八、人事业务

8.1 博士后相关业务

公卫楼218办公室徐相蓉老师签字或盖章（如要求主管院领导签字，则必须詹思延院长，公卫楼512，签字），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

8.2 人事手续（博士后之外的人事业务）

公卫楼218办公室陈丽颖老师签字或盖章（如要求主管院领导签字，则必须詹思延院长，公卫楼512，签字），然后到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

8.3 离退休相关业务

办理离退休相关手续请提前与所在系所负责老师（具体对接人见下表）联系，系所统一报至公卫楼518办公室曾意琪老师处审核（如要求主管院领导签字，则必须苏鸿副书记，公卫楼240，签字），然后到党委院长办公室211（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。

附各系所负责老师名单：

九、其他业务（人员、车辆、会议室预约、社会媒体采访、校外人员主讲、举办会议）

9.1 预约人员进入大学本部

在职教职工可自行预约人员进大学本部每位在职在编教职工都可以自行报备（每天限4个名额），流程：北京大学app-教工预约访客，直接预约即可。来人需遵守北京大学校园管理规定，谁预约谁负责。

如因召开会议等原因申报5人及以上进行大学本部开会，需至少提前3天填写附件《入校大学本部申请》及《临时来校人员名单》，经会议负责人（学院在职在编教师）签字后，报任涛副院长签字（或微信同意）后，纸质版和电子版报刘杰老师（公卫楼211）登记盖章，然后持盖章的纸质版交到医学部保卫处王建飞老师处（如涉及外籍人士，学院盖章的纸质版需先报国际合作处刘焰葳老师审核并盖章后，再去保卫处）。

9.2 预约人员进入医学部（3人及以下）

每位在职教职工（含在编、博士后）都可以自行报备校外人员进入医学部校区（每天限3个名额），流程：微信小程序搜索“北医云通行”- 亲友访客入校。

至少在来人入校前30分钟（最早可提前三天）预约。经报备后，来人刷身份证可从医学部任意门入校。持护照等身份证以外证件入校，可凭小程序审核通过记录截图，配合查验证件通行。来人需遵守北京大学校园管理规定，谁预约谁负责。为维护校园教学科研秩序，建议不预约或谨慎预约人员：闹访、缠访、网络争议等可能引发舆论纠纷或扰乱校园秩序的校外人员。

9.3 预约人员进入医学部（4人及以上）

来人超过3人，可请多个同事帮忙使用微信小程序走上一条手续。或按照如下流程办理：填写附件《临时来校人员名单》，将登记表电子版在其入校前1天15点前（只接受提前1天的报送。提前2天及以上已填好表格的，请等到提前1天再报送，以免因数据冗杂导致漏报）微信报送给刘杰158OI35728I（加微信），纸质签字版（学院在职老师签字确认）交到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处；周末及假期交至公卫楼一层保安处）。电子版和纸质版均需要按时提交，缺一即视为放弃报备。经报备后，来人持已报备证件号的身份证可从医学部任意门刷证入校；来人持护照等身份证以外证件的，请走西门找保安核对已报备当日入校权限的名单，配合查验证件通行。出校时，各校门均可直接出校。

9.4 预约车辆进入医学部

小汽车、大客车：来人已报备入校权限的（注意：司机也需要报备才能开车入校），其所乘车辆可以免报备直接入校（但会收取停车费10元/小时），车辆进出请走医学部西门。意即：只要车上的人员报备了，车子可以随便进（只是会收停车费而已）。

厢式货车、重型货车、货运卡车：来人已报备入校权限的，避开校园高峰期（早上7:00-8:30，中午11:30-13:30，晚上16:30-18:00），其所乘车辆可以免报备直接入校（但会收取停车费10元/小时）。

快递货车：来人已报备入校权限的，避开校园高峰期（早上7:00-8:30，中午11:30-13:30，晚上16:30-18:00），其所乘车辆可以免报备在校内师生跟车陪同的情况下出入校（但会收取停车费10元/小时）。

以上车辆，如要免停车费，需填写《来访车辆预约登记表》（一式两份），邀请人签字，任涛副院长签字或者微信同意后，到公卫楼211党委院长办公室（刘杰、周睿博两位老师处）盖章并登记用章。盖章后的两份表格提交至保卫处交通办（6号楼一层）。

9.5 会议室使用预约-公卫楼818、819会议室及220会议室

学院在公卫楼有三个小型会议室：818会议室（内置13个座位）、819会议室（内置17个座位）、220会议室（内置30个座位），面向全院在职教职工开放预约。

会议室均内置桌椅、大显示屏、电脑等。预约小程序、预约流程及使用说明见附件。预约时需要写明活动完整名称、负责人、登记人及联系方式。

在使用公卫楼818和819会议室前，可到公卫楼211取门禁卡，或者人到会议室门口，工作时间拨打82801620远程开门。如遇开门问题，可找一层保安出示校园卡和预约成功界面，处理开门事宜。会议室使用后，请将桌椅归位、电器设备关闭后再关门离开。

各会议室预约二维码

如要借用公卫楼220会议室，请移步公卫楼211，在纸质登记本上登记预约时间段和联系人姓名（学生预约需同时写明导师姓名）。特别提醒知悉：公卫楼220会议室是学院重要接待会议室，学院层面业务具有优先使用权，如遇突发学院重要业务，党院办可能联系已完成借用登记的相关老师调整会议地点。系所及课题层面师生活动原则上建议优先考虑借用818、819会议室。原则上至多允许提前预定一个月以内的会议室。

9.6 社会媒体采访、邀请校外人员主讲等事宜

如老师以北京大学教职工身份接受社会媒体采访，或邀请校外人员作为讲座论坛（至少提前三天）等活动主讲，相关业务办理流程请联系刘杰158OI35728I（加微信）。

9.7 举办国内外会议

关于举办会议，如为国际会议，建议提前三个月联系王洋老师（公卫楼236）；如为国内会议，按照如下流程办理。

首先，需明确会议主办方。如以北京大学或者北京大学医学部为主/承办方，同样需报批，先经学院党政联席会审议后继续上报，详细请联系刘杰158OI35728I（微信同号）。如以北京大学公共卫生学院为主/承办方，请联系相关业务办公室（党院办、教办、科研办、学办等）转主管院领导报学院党政联席会审议。如以学院下设机构（系、所、中心、虚体机构、挂靠单位等）为主/承办方面向社会举办会议，请联系刘杰158OI35728I（微信同号）报备会议相关信息（会议日程、邀请参会人员、共同办会单位、会议资助单位、希望请党院办帮忙邀请院领导名单等）。

其次，需要明确会议规模，会议规模在100-500人的，需要报医学部保卫处审批；人数在500人以上的大型活动，需要报医学部领导审批。会议规模在100-500人以及500人以上报备的详细流程见https://bwch.bjmu.edu.cn/fwdt/dxhdjxwryrxbl/index.htm。大型活动（500人以上）应坚持“安全第一、预防为主，谁承办、谁负责”的原则，应至少提前15个工作日报批，报批时需携带活动安全预案、人员名单（此名单仅供保卫处审批大型活动用，报备了此名单不等于报备了人员入校。要报备校外人员入校需按照9.3的流程办理）。详细请联系刘杰15八OI三5柒二8I（微信同号）。

然后，如邀请校外人员作为论坛/会议主讲，请联系刘杰15八OI三5柒二8I（微信同号）。

9.8 师生福利（正版软件、腾讯会议高级账号、美团免费骑行卡）

正版软件下载（含WPS 365等）

北大师生可登录北京大学正版软件平台（software.pku.edu.cn）通过统一身份认证获取Windows,Office,WPS 365,Adobe,杀毒软件等各种专业软件。

开通腾讯会议北大高级账号

腾讯会议北大账号可以允许召开300人以内不限时会议，不受1小时自动退出限制。设置流程如下：

1).打开腾讯会议，选择其他登录方式下的SSO；

2).进去后选择：我知道企业域名；

3).进去后填写：PKU；

4).跳转至北大门户认证登录页面，输入您的相关信息即可。

近期，北大账号腾讯会议常遇到提示“企业可同时发起的会议已达上限”。针对这种情况的解决方案：会前至少提前两小时，登陆北大校内信息门户，搜索“腾讯会议预约申请”，办理预约。预约获批后将可以保证线上会议室正常使用。

开通美团一年期免费骑行卡

人员范围：能登录北京大学校内门户的学生和在职教职员工。

有效期：一年，到期后需重新认证并领取。

流程：登录美团APP，依次进入“骑车”-右上角“个人中心”-右上角“设置”-“校园认证”-填写相关信息（选择“北京大学”）-跳转至北京大学登录页面（输入个人账号和密码进行认证）-认证成功后，进入“免费领单车年卡”，点击“立即领取”。显示“已领过”，即完成。每次骑行第一个小时免费。

9.9 因工作需要申请使用学院所属公共空间

此处学院所属公共空间是指公卫楼、护理楼、树华楼、毒理楼、中心实验楼、医学科技楼的学院所属各层走廊、中厅，以及其他由公共卫生学院负责管理的、除办公室以外的公共区域。 

在使用上述空间用于举办活动前，需提前5个工作日向党院办（公卫楼211）提交公共空间使用申请表（详见附件），经系主任签字审批，任涛副院长（公卫楼217）签字审批通过，将纸质版申请表交至公卫楼211办公室后方可使用。

 十、需签章的非紧急材料可交211代办

如您有找院领导签字的非紧急、非科研材料（科研材料仍然走学院oa审批后再盖章），在原先自行找院领导签字之外，提供一个新的渠道：

新渠道：可以将该非紧急、非科研材料先交到公卫楼211办公室（须在材料上铅笔注明：联系人姓名+手机），我们将找到相应院领导签字并完成盖章后联系您（如无意外，届时可直接来登记领取院领导已签字并加盖公章的材料）。

需要紧急签字盖章的材料，仍然可以直接找院领导办理。

附：

各办公室人员、办公地点及电话

公共卫生学院各类设施报修电话